Le procedure amministrative delle attività di difesa passiva sono le seguenti:
- L’ente collettivo autorizzato COOP.DI. ITALIA delibera di svolgere attività di difesa attiva e passiva delle produzioni agricole zootecniche e delle strutture comunicandolo alla regione competente per territorio ed al MIPAAF;
- COOP.DI. ITALIA avvia i rapporti con le compagnie di assicurazione con cui definisce le condizioni contrattuali di base che vengono formalizzate in un documento chiamato "Lettera d’intesa";
- Le condizioni generali inerente l’attività di difesa passiva delle produzioni agricole zootecniche e delle strutture è sostanzialmente definita dal “Piano Assicurativo” deliberato dal MIPAAF con D.M., integrato dalla normativa AGEA ed è articolata per tipologia di prodotto assicurato (Uva da Vino - altri prodotti vegetali, strutture e zootecnica - prodotti vegetali a coltura autunno – invernale);
- I rapporti intercorrenti tra COOP.DI. ITALIA, i soci e le Compagnie di Assicurazione (ed i loro intermediari assicurativi) sono normati oltre che dalla Lettera di Intesa anche da specifico regolamento, deliberato dalla Assemblea dei Soci;
- L’imprenditore agricolo, cliente della compagnia di assicurazioni, quando sottoscrive il certificato assicurativo decide con quale ente collettivo intende operare, mediante l’esercizio del “diritto d’opzione”; in questo caso diviene necessariamente socio dell’ente collettivo;
- L’imprenditore agricolo, cliente della compagnia di assicurazioni che sottoscrive i certificati assicurativi, attribuendoli ad un ente collettivo autorizzato, se vidimati dall’Ente collettivo, diviene il beneficiario mentre l’ente collettivo COOP.DI. ITALIA ne diviene il contraente;
- I dati vengono inviati al SIAN secondo le indicazioni previste dalla normativa AGEA e MIPAAF;
- COOP.DI. ITALIA verifica la congruità dei dati con AGEA e o OPR;
- COOP.DI. ITALIA e le compagnie di assicurazione verificano i propri dati e li raccordano con quelli della banca dati SIAN;
- COOP.DI. ITALIA formalizza con le Compagnie di Assicurazione, in via definitiva, la lettera di intesa, in tempo utile e nel rispetto della normativa AGEA e MIPAAF;
- COOP.DI. ITALIA emette richiesta di pagamento ai soci che hanno sottoscritto certificati assicurativi con Ruolo Esattoriale o altro sistema di pagamento;
- Il Collegio Sindacale di COOP.DI. ITALIA effettua le verifiche di legge, integrandole secondo le indicazioni previste dalla normativa AGEA e MIPAAF;
- COOP.DI. ITALIA trasferisce alle compagnie di assicurazione gli importo relativi ai premi assicurativi pagati da i soci ed attinenti ai certificati assicurativi dagli stessi sottoscritti, secondo le indicazioni previste dalla normativa AGEA e MIPAAF, utilizzando un conto corrente dedicato a questa specifica attività e sul quale devono transitare eventuali contributi ed i pagamenti connessi alla attività di difesa passiva agevolata (contabilità separata);
- L’imprenditore agricolo percepisce da AGEA o OPR gli aiuti comunitari nei termini previsti dalla normativa Agea;
- COOP.DI. ITALIA dopo aver chiuso il bilancio dell’anno (n) istruisce la pratica di richiesta di saldo dei contributi nazionali che solitamente viene percepito in base alla disponibilità di cassa del Fondo di solidarietà nazionale gestito dal MIPAAF.
- L’imprenditore agricolo percepisce, per il tramite di COOP.DI. ITALIA, i contributi nazionali e o regionali nei termini previsti dalla normativa MIPAAF / REGIONE.